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Datenschutzerklärung
Diese Erklärung informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der im Impressum genannte Anbieter.
E-Mail: info@ceflows.de
Für Datenschutzanliegen: datenschutz@ceflows.de
Eine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht für einen Einzelbetrieb dieser Größe in der Regel nicht.
2. Überblick über die Verarbeitungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten sparsam und nur, soweit es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Kontaktdaten aus dem Anfrage-Wizard werden bereits in Ihrem Browser verschlüsselt und können vom aufnehmenden Server nicht im Klartext gelesen werden (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, siehe Ziffer 5).
3. Aufruf der Website (Server-Logs)
Beim Aufruf der Seite verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Datei, Browsertyp) zur Auslieferung der Seite und zur Abwehr von Angriffen.
- Zweck: Auslieferung und Sicherheit der Website.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
- Speicherdauer: Logdaten werden nach kurzer Frist gelöscht oder gekürzt (siehe Löschkonzept, Ziffer 9).
4. Cookies und Einwilligung
Die Website setzt keine Tracking- oder Marketing-Cookies und bindet keine externen Dienste ungefragt ein. Das Terminbuchungs-Widget (Zeeg, siehe Ziffer 6) wird nicht inline geladen, sondern erst nach Ihrer Handlung als Popup/Weiterleitung geöffnet. Es setzt also keine Drittanbieter-Cookies ohne Ihre vorherige Zustimmung. Erfolgt eine Einwilligung, wird der Zeitpunkt und die Version des Einwilligungshinweises protokolliert.
5. Anfrage-Wizard (Lead-Formular)
Über den Wizard können Sie uns eine Anfrage senden. Dabei unterscheiden wir zwei Arten von Angaben:
- Kontaktdaten (Name, E-Mail, optional Telefon und Nachricht): Diese werden bereits in Ihrem Browser mit einem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt, bevor sie gesendet werden. Der zugehörige private Schlüssel liegt ausschließlich auf einem nicht öffentlich erreichbaren Rechner des Verantwortlichen. Der Server, der die Anfrage entgegennimmt, speichert nur einen unlesbaren Umschlag.
- Qualifizierungsangaben (Bedarf, Branche, Zeitpunkt, Budget-Rahmen): Diese nicht personenbezogenen Angaben werden im Klartext übertragen, damit wir Ihre Anfrage vorbereiten können.
- Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, Vorbereitung eines möglichen Vertrags.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO über die Consent-Checkbox im Absendeschritt.
- Pflichtangaben: Ohne Name und E-Mail können wir Ihre Anfrage nicht beantworten.
- Speicherdauer: siehe Löschkonzept (Ziffer 9).
Eingangsbestätigung per E-Mail
Nach Eingang Ihrer Anfrage oder Ihrer Unterlagen erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Sie enthält keine Werbung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage). Für den E-Mail-Verkehr nutzen wir Google Workspace (siehe Ziffer 7).
Automatisierte Vorbewertung von Anfragen (geplant)
Sobald das Anfragevolumen es erfordert, ist eine automatisierte Vorbewertung eingehender Anfragen vorgesehen (Priorisierung nach Bedarf, Branche, Zeitpunkt und Budget). Diese Vorbewertung erhält ausschließlich die nicht personenbezogenen Qualifizierungsangaben. Name, E-Mail und Telefon werden zuvor abgetrennt und nicht an das eingesetzte Sprachmodell übergeben.
- Zweck: schnellere, gleichmäßige Bearbeitung von Anfragen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Bearbeitung); eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Es entscheidet stets ein Mensch.
Solange diese Funktion nicht aktiv ist, berührt kein Sprachmodell Ihre Anfragedaten. Diese Erklärung wird vor Aktivierung entsprechend aktualisiert.
6. Terminbuchung (Zeeg)
Für die optionale Terminbuchung nutzen wir den Dienst Zeeg (Anbieter mit Servern in der EU). Buchen Sie einen Termin, geben Sie Ihre Kontaktdaten direkt bei Zeeg ein; dieser Weg läuft außerhalb der oben beschriebenen Verschlüsselung.
- Zweck: Vereinbarung eines Gesprächstermins.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Ihre Einwilligung vor dem Laden des Widgets.
- Auftragsverarbeitung: Mit Zeeg besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Speicherdauer bei Zeeg ist vertraglich festgelegt.
7. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)
| Dienstleister | Zweck | Standort / Einordnung |
|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting der Website und des Anfrage-Briefkastens | Deutschland (EU); AVV nach Art. 28 DSGVO |
| Zeeg | Terminbuchung (nur bei Nutzung) | EU-Server; AVV nach Art. 28 DSGVO |
| Google Ireland Ltd. (Google Workspace) | E-Mail-Postfach und Versand der Eingangsbestätigungen | EU-Vertragspartner; AVV nach Art. 28 DSGVO (Google Workspace Data Processing Amendment) |
| Let's Encrypt (ISRG) | Ausstellung des TLS-Zertifikats (Transportverschlüsselung) | gemeinnützige Zertifizierungsstelle |
| Telegram | interne, PII-freie Benachrichtigung an den Verantwortlichen, dass eine Anfrage vorliegt (nur Auslöser und interner Link, kein Name, keine E-Mail, keine Telefonnummer) | Nicht-EU-Anbieter; wird bewusst PII-frei betrieben, ein Art.-28-AVV ist praktisch nicht abschließbar |
| Sprachmodell-Anbieter (z. B. Anthropic) | nur bei aktiver automatisierter Vorbewertung (Ziffer 5): Auswertung ausschließlich nicht personenbezogener Qualifizierungsangaben | USA; Absicherung über AVV/Standardvertragsklauseln, derzeit nicht aktiv |
An Telegram und an einen Sprachmodell-Anbieter werden keine personenbezogenen Anfragedaten (Name/E-Mail/Telefon) übermittelt.
8. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@ceflows.de. Wir bearbeiten Anfragen über alle Speicherstufen hinweg (Briefkasten, interne Aufgabenverwaltung, Backups, Zeeg) innerhalb der gesetzlichen Frist.
Unabhängig davon haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), in der Regel der Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes oder des Sitzes des Verantwortlichen.
9. Speicherdauer und Löschkonzept
- Der verschlüsselte Kontakt-Umschlag im Anfrage-Briefkasten wird nach der Abholung durch den Verantwortlichen gelöscht; im Briefkasten verbleiben höchstens nicht personenbezogene Metadaten.
- Anfragen in der internen Aufgabenverwaltung werden nach Abschluss bzw. nach einer festgelegten Frist gelöscht oder anonymisiert.
- Backups unterliegen einer Rotation mit festgelegter Höchst-Aufbewahrungsdauer; Löschverlangen werden bis zum Ablauf der jeweiligen Backup-Frist nachgezogen.
- Bei Zeeg gebuchte Termindaten unterliegen der dort vereinbarten Frist und demselben Löschpfad.
10. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Kontaktdaten aus dem Anfrage-Wizard sind zusätzlich Ende-zu-Ende verschlüsselt. Der aufnehmende Server hält keinen Zugang zum internen System des Verantwortlichen; die Verbindung dorthin wird ausschließlich vom internen System aus aufgebaut.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert, insbesondere vor Aktivierung der automatisierten Vorbewertung (Ziffer 5).
Zum Impressum →